En general, una transacción “sospechosa” o “inusual” es, fundamentalmente, una transacción que no se ajusta al perfil previamente determinado para el cliente o que podría hacer que uno crea que este último está llevando a cabo otra actividad desconocida para la institución.

La Ley N° 19.913 define una transacción sospechosa como cualquier acto o transacción que, de acuerdo con las costumbres de la actividad en cuestión, es inusual o no tiene la justificación económica o legal aparente, ya sea que se realice de manera aislada o reiterada; la UAF también debe indicar las situaciones que, en particular, deben considerarse reveladoras de operaciones sospechosas.

Control, registro y reporte de operaciones en efectivo (ROE) 

El lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo generalmente comienzan con la incorporación de dinero al sistema financiero formal; Por lo tanto, es muy importante controlar este tipo de operación. Se debe registrar cualquier operación con más de USD 10.000 en efectivo o su equivalente en cualquier otra moneda. 

Sin perjuicio de la obligación de mantener registros especiales por un período mínimo de cinco años para todas las transacciones en efectivo que excedan los USD 10.000 o su equivalente en otras monedas y de proporcionar esta información a la UAF cuando sea necesario, el Grupo Sencorp ha establecido una prohibición para realizar transacciones en efectivo sobre ese monto, sin la aprobación previa y por escrito del Oficial de Cumplimiento. 

En las fechas establecidas por la UAF, el Oficial de Cumplimiento informará las transacciones en efectivo en línea para transacciones superiores a USD 10.000. Los informes se realizarán de acuerdo con las instrucciones emitidas por la UAF. 

En los casos en que no haya transacciones en efectivo superiores a USD 10.000 durante el semestre a informar, el informe de ROE negativo debe enviarse de igual manera a la UAF. 

Será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento verificar que la información se haya enviado correctamente, así como también hacer las correcciones necesarias para el cumplimiento correcto. 

En el caso de que el ROE deba corregirse, es decir, debe completarse o cambiarse en un momento dado, debe hacerse en relación con el informe completo y no solo con una o más transacciones en particular. 

La solicitud de rectificación, según lo establecido por la UAF, debe cumplir con los siguientes requisitos: 

El período de rectificación es de diez días a partir del vencimiento del período de declaración. 

El Oficial de Cumplimiento debe enviar la solicitud por escrito al Director de la Unidad de Análisis Financiero, especificando el tipo de informe, el período al que corresponde, la fecha de envío y los motivos de la solicitud. 

En caso de que sea necesario reemplazar un ROE con un informe de transacción negativo (ROE negativo) y viceversa, además, debe adjuntarse el contexto de las transacciones en cuestión. 

Una vez que el sujeto obligado ha hecho la solicitud, la UAF examinará el contexto y su origen, luego se comunicará con el solicitante para comunicar el estado de la solicitud y las condiciones para enviar un nuevo informe, si él está llegando.

ROE Negativo

En el caso de que un período de informe no registre transacciones en efectivo superiores a USD 10,000 o su equivalente en otras monedas, se debe enviar un informe negativo de transacciones en efectivo (ROE negativo), en los mismos términos indicados anteriormente y por los mismos medios.

Informe de operación sospechosa (ROS)

Los informes operativos que los sujetos requeridos deben enviar a la UAF son fundamentales para el proceso de inteligencia financiera llevado a cabo por dicha institución, a fin de evitar el lavado de dinero y la financiación del terrorismo. Del mismo modo, las instituciones supervisadas por la UAF forman parte del Sistema Nacional para la Prevención del Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo, que coordina el servicio y en el que participan las instituciones públicas y privadas, con el objetivo de prevenir los efectos nocivos de ambos delitos en el Economía chilena.

Los sujetos obligados son aquellos que tienen el mejor conocimiento de las posibles operaciones sospechosas en sus respectivos sectores, de ahí la importancia de dar cuenta oportuna de este contexto. Al cumplir con su obligación legal, según lo establecido en el artículo 3 de la ley 19 913, contribuyen al objetivo nacional de mantener la estabilidad financiera y económica del país. 

La UAF debe ser informada rápidamente respecto de cualquier transacción sospechosa de la que tenga conocimiento, acompañando toda la información necesaria para su examen. Del mismo modo, y de conformidad con las disposiciones de la letra b) del artículo 2 de la ley 19.913, la UAF debe estar informada y tener toda la información, antecedentes y documentos que necesita para el examen de una operación sospechosa previamente reportada o detectada por el cuerpo en el ejercicio de sus poderes. 

En general, una transacción sospechosa se considera cualquier acto, operación o transacción que, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad en cuestión, es inusual o carece de cualquier justificación económica o legal aparente, ya sea que se realice de una manera aislado o repetido si después de verificar la consistencia entre la información del cliente y la transacción, no hay una explicación razonable para esto, se debe informar. 

Aquí hay ejemplos de transacciones y/o situaciones a las que los empleados de las empresas del Grupo Sencorp deben prestar especial atención: 

Información insuficiente, sospechosa o falsa. 

Un cliente que duda de proporcionar información completa ya sea personal o relacionados con los objetivos de negocio, actividades, socios, administradores y gestores. 

Un cliente que presenta documentos de identidad inusuales o sospechosas, que la compañía no puede verificar. 

Un cliente reacio a declarar la fuente de sus ingresos, o que proporciona referencias que no se pueden verificar. 

Los datos del cliente no corresponden a la actividad comercial que se declaran a la Compañía. 

Una empresa que se niega a revelar detalles sobre sus estados financieros o cuyos estados financieros son claramente diferentes de otras empresas del mismo sector. 

El negocio de un cliente que cambia de propietario y la información de los nuevos propietarios no se corresponde con la naturaleza del antiguo sector de actividad; o el nuevo propietario es reacio a proporcionar información personal y financiera. 

Grandes empresas en las que sus estados financieros no son auditados. 

Las señales de advertencia de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo previstas en el apéndice N° 1.

Los empleados de las empresas del Grupo Sencorp que identifiquen transacciones sospechosas de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo deberán informarlas al Oficial de Cumplimiento, utilizando el siguiente procedimiento:

1. El empleado que detecta al cliente o la transacción sospechosa debe analizar y adjuntar todos los documentos de respaldo que validan el análisis y darlos a conocer al gerente el mismo día.

2. La gerencia respectiva debe completar el análisis y enviar la información al jefe de cumplimiento, dentro de un período que no exceda los 5 días desde su detección, enviando los antecedentes por correo electrónico o a través del canal de denuncias.

3. Al recibir un informe de transacción sospechosa, el Oficial de Cumplimiento realizará el análisis de antecedentes correspondiente. Si, a partir del estudio de éstos, considera que las operaciones tienen características que las hacen inusuales o sospechosas, informará de inmediato a la UAF, de conformidad con las disposiciones establecidas por esta unidad para la entrega oportuna de la información requerida. Los detalles de la forma y el carácter del informe se establecen en el sitio web de la unidad www.uaf.cl.

Desde el punto de vista de las instituciones requeridas para reportar transacciones sospechosas, se establece una prohibición expresa para ellas y sus colaboradores, para informar a la parte o terceros interesados de la circunstancia de haber solicitado o enviado información a la UAF, así como a proporcionarles cualquier otra historia al respecto.

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