Categories
Lavado de activos

Manual sobre prevención del delito, blanqueo de capitales y financiación del terrorismo

Este manual contiene los elementos que conforman el sistema de prevención de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo de las empresas del Grupo Sencorp, así como los procedimientos y responsabilidades aplicables que todos los sujetos obligados deben asumir.

Código de ética y otras políticas corporativas 

El Grupo Sencorp ha establecido un código de ética y un conjunto de políticas y procedimientos para garantizar que los colaboradores cumplan con los más altos estándares de conducta en sus interacciones internas con clientes, proveedores, autoridades y otros actores y organismos en los que operan. La adhesión a los principios éticos de respeto, la honestidad, la integridad, la responsabilidad y el cumplimiento de la ley, es parte de nuestros principios éticos para el ejercicio de las funciones y roles de cada uno de los colaboradores. 

Política de diligencia debida, principio “Conozca a su cliente” 

Una de las formas más efectivas de minimizar los riesgos regulatorios, operativos y de reputación relacionados con el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo es garantizar que el Grupo Sencorp conozca la verdadera identidad de sus clientes, nuevos o existentes. Es por eso que el Grupo Sencorp ha establecido el principio “Conozca a su cliente”, que es la piedra angular para la prevención del lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo, y consiste en determinar el perfil del cliente y las operaciones normales o, posiblemente, se está desarrollando o desarrollará con la entidad o el cliente. 

La política de diligencia debida, basada en el principio “Conozca a su cliente”, describe los principios, controles y procedimientos que permiten reducir la probabilidad de que la relación con un tercero implique para un riesgo para el Grupo Sencorp. 

El proceso de Due Diligence está respaldado por consultas a las bases de datos disponibles para el Grupo, y la información disponible en fuentes abiertas y acceso público, dejando un registro de los resultados obtenidos en el formulario especialmente diseñado para estos fines. El Grupo Sencorp debe tener registros de Debida Diligencia de todos sus clientes, activos y no activos, que deben incluir: 

Personas naturales: 

1. Nombre. 

2. Dirección. 

3. Fecha de nacimiento. 

4. Número de identificación (documento de identidad, pasaporte u otro) 

5. Profesión, ocupación u oficio. 

6. Complete y firme el formulario de declaración de PEP, adjunto en el Anexo N ° 3. 

7. Correo electrónico y contacto telefónico. 

Personas jurídicas: 

1. Acreditación de la existencia de la entidad. 

2. Identificación de los propietarios de la entidad. 

3. Identificación de los directores de la entidad. 

4. Indicación de la actividad de la entidad (profesión). 

5. Dirección. 

6. Correo electrónico y contacto telefónico.

Auditoría y registro

Cada área será responsable de ingresar información en el sistema y actualizarla de acuerdo con las responsabilidades de su posición.

Cada gerencia será responsable de actualizar los datos ingresados en el sistema con respecto a los clientes actuales, asegurando que, tan pronto como se conozca un cambio en los registros de un cliente, esta información se modifique lo antes posible.

Para obtener una identificación adecuada del cliente, es decir, para establecer que una persona es lo que dice ser, es necesario obtener evidencia documental o física para respaldar la información que proporcionó sobre su identidad y sobre su sector de actividad o sus actividades, mediante la obtención de los certificados, informes o archivos legales, contables, financieros o fiscales posiblemente necesarios según los casos.

En el mismo orden y al mismo tiempo que se obtienen los documentos de respaldo, la entrevista personal y las verificaciones independientes de la exactitud de la 

información proporcionada por el cliente son actividades de vital importancia en la fase de identificación de un cliente.

Debido a lo anterior, el Grupo Sencorp no debe establecer relaciones comerciales con “clientes anónimos”, o con empresas constituidas en el extranjero bajo algún régimen jurídico que permita o promueva el anonimato de los verdaderos propietarios, accionistas o directores.

Es extremadamente importante determinar las necesidades del cliente en función del conocimiento de sus actividades; dónde los desarrolla; el tipo de servicios requeridos para realizarlos; el origen de sus recursos; cantidad y frecuencia de éstos; los activos que administra y la relación que lo vincula a nuestro grupo.

Una vez que se ha establecido la relación, el gerente debe verificar que la naturaleza del negocio o actividad del cliente siempre esté vinculada al tipo de transacción que el cliente realiza o solicita o a los volúmenes de dinero involucrados; Y, si los documentos disponibles no permiten justificar tales transacciones, los antecedentes que los justifican deben obtenerse y depositarse en los demás proporcionados por el cliente.

Además, conocer al cliente no solo debe permitir establecer la relación comercial, sino también a lo largo de su vida, especialmente dadas las clases o tipos de transacciones realizadas, su volumen y el método utilizado para ejecución. 

Además de lo anterior, de conformidad con la Circular SVS N° 1809 el 10 de agosto de 2016; Hay requisitos mínimos que el Grupo Sencorp debe solicitar a sus clientes para obtener toda la información relacionada con:

1. Naturaleza de la transacción y copia de los documentos de respaldo o historial.

2. Apellido y nombre, RUT o su equivalente para extranjeros no residentes, nacionalidad, profesión, sector de actividad, dirección, número de teléfono y correo electrónico del inversor, cliente o parte de la transacción, copia del mandato si opera para un tercero o, en ausencia de dicho contrato, prueba de mandato para un tercero e identificación completa de este último, incluidos datos suficientes para poder contactarlo. Para las personas jurídicas, se debe dejar una copia de su historial legal y la identificación de sus representantes.

Esta documentación que permite determinar el alcance de las relaciones que una empresa puede tener con otros, es decir, determinar si es parte de una empresa o un grupo de empresas que tienen un objetivo determinado. Y, por lo tanto, permite la determinación de los miembros del grupo de empresas.

3. Origen inmediato de los recursos con los que se realiza la transacción, con respecto a las transacciones en efectivo que exceden los USD 10,000. 

Requiere especial atención y cuidado al establecer o mantener relaciones de negocios con personas o entidades que se consideran de alto riesgo, ya sea debido a la actividad que constituye su negocio, o la zona geográfica de donde provienen. 

A pesar de haber recopilado toda la información y antecedentes, el Grupo Sencorp actuará con especial atención en el caso de personas físicas o jurídicas que realicen actividades consideradas de alto riesgo en relación con el delito de lavado de dinero, como se especifica en el anexo; en cuyo caso su aceptación como cliente debe ser aprobada por el Oficial de Cumplimiento. 

Por razones de control de riesgos, el Grupo Sencorp no aceptará, al menos, los siguientes clientes potenciales: 

1. Personas para quienes cierta información está disponible, de la cual se puede inferir que puede estar vinculada a actividades delictivas, en particular la relacionada con el tráfico de drogas. 

2. Personas que tienen negocios cuya naturaleza no les permite verificar la legitimidad de las actividades o el origen de los fondos. 

3. Personas que se niegan a proporcionar información o documentos razonablemente necesarios. 

4. Personas cuya identidad no puede ser confirmada o que han proporcionado información falsa o que tienen inconsistencias significativas. 

5. Personas que figuran en las listas del “Comité de Sanciones de las Naciones Unidas”. 

Personas políticamente expuestas 

El Grupo Sencorp mantiene un procedimiento para identificar clientes que la ley considera políticamente expuestos. Se les aplicará el siguiente procedimiento: 

1. Cada cliente debe, al momento de suscribir, firmar una declaración en la que indique si tiene o no una relación con personas políticamente expuestas de acuerdo con los términos establecidos en la Circular N° 49 del 3 de diciembre de 2012 de la UAF. 

2. Si la declaración anterior es positiva, o si el cliente declara que el propietario o uno de los socios o accionistas de la empresa a la que representa es una persona políticamente expuesta (PEP), es decir, en el momento de la firma del contrato se encuentra en aluna de las posiciones indicadas en la lista PEP descrita en la Circular, será responsabilidad del gerente, en colaboración con el Oficial de Cumplimiento, realizar una diligencia debida intensiva, que comprenderá: 

A. Registro de esta situación en un medio electrónico, que será guardado por el Oficial de Cumplimiento, en el que se registrará tal circunstancia, indicando la persona que es PEP, su categoría de PEP o el vínculo que tuvo con la persona PEP. 

B. Tome medidas razonables para definir la fuente de ingresos, la fuente de fondos para clientes y beneficiarios identificados como PEP, y el motivo de la transacción. 

C. Implementar procedimientos y medidas de vigilancia 

continua sobre la relación comercial establecida con una PEP. En todos los casos, si la declaración firmada por el cliente es positiva o negativa, debe incluirse en el archivo comercial del cliente y, además de la debida diligencia indicada anteriormente para los clientes PEP, esta información debe actualizarse con la frecuencia respectiva para cada caso y estar al mismo tiempo a cargo del cumplimiento y la Unidad de Análisis Financiero cuando sea necesario.